Gérer sa facturation kiné : comment être à jour et le rester ?

Gérer sa facturation en tant que kiné n’est pas une mince affaire. Complexe et chronophage, la paperasse pose souvent problème aux kinésithérapeutes libéraux.

Les oublis et les erreurs sont vos pires ennemis car ils peuvent avoir un impact très négatif sur votre activité. Malheureusement, il n’est pas toujours simple de rester à jour dans ses factures et les télétransmissions. Bien gérer sa facturation de kiné est donc essentiel.

Mais rassurez-vous, il existe plusieurs méthodes pour gérer efficacement sa facturation kiné et rester à jour. Tout va dépendre de votre manière de fonctionner et de votre degré d’organisation mais rien n’est insurmontable.

Pour vous aider dans tout cela, voici quelques conseils qui pourraient vous êtres utiles.

Gérer sa facturation kiné : un travail obligatoire et inévitable

Vous le savez, être kinésithérapeute libéral, c’est être son propre patron. Toute votre activité se concentre en une seule personne : vous-même. Vous êtes le seul maître à bord ce qui implique que vous êtes également le seul responsable en cas de défaut.

Si vous avez une secrétaire au cabinet qui gère vos facturations, vous aurez l’esprit déjà un peu plus tranquille. Toutefois, il est important de garder un œil sur tout cela afin d’éviter les mauvaises surprises.

Dans le cadre de votre activité, bien gérer votre facturation kiné est une obligation. Selon les séances prescrites par le médecin généraliste, vous recevez des patients ou vous rendez à leur domicile pour leur prodiguer des soins. En tant que kinésithérapeute, il vous faut opérer un suivi constant et minutieux des séances afin de facturer justement vos patients. Il faut donc rester attentif afin de facturer par la suite les soins que vous avez effectivement prodigués en évitant les oublis et les ajouts.

Vous dire de facturer chaque patient à chaque séance pourrait s’apparenter à un raccourci à la fois facile et utopique. Car dans les faits, on n’a généralement pas le temps pour cela ou bien cela se ferait au détriment du patient avec un raccourcissement du temps dédié au soin. Que ce soit en cabinet ou à domicile, on facture très souvent au bout d’un certain nombre de séances. Il n’est pas rare non plus de facturer toutes les séances en une seule fois, à la fin du traitement, si ce dernier ne dure pas trop longtemps.

Si ce procédé permet de gagner du temps et de fluidifier les séances de kiné, cela nécessite néanmoins une excellente organisation et, parfois, certains outils afin d’éviter les oublis ou les erreurs.

Mais alors, comment faire pour gérer efficacement sa facturation kiné au quotidien ?

Conseils pour gérer sa facturation kiné efficacement

Opérer un suivi régulier et rigoureux

La meilleure recette pour être carré dans le cadre de sa facturation, c’est donc d’être organisé, régulier et rigoureux.

Chacun sa méthode, chacun son rythme. Certains seront plus à l’aise en faisant un récapitulatif des séances effectuées à la fin de chaque journée en faisant le pointage des patients sur leur logiciel. D’autres préféreront le faire une fois par semaine. L’important, c’est de trouver le délai et le créneau qui vous conviennent puis de s’y tenir.

Si vous ne faites que des séances à domicile, le suivi devrait être un peu plus facile qu’en cabinet en vous référant à votre agenda kiné. En revanche, ça pourrait être plus complexe dans le cadre d’un cabinet où les patients vont et viennent et où il n’est pas rare de voir simultanément plusieurs patients sur le plateau technique.

Au-delà de cette organisation que vous devez vous imposer, il faut bien sûr aussi respecter un certain nombre de règles administratives, notamment au niveau de la facturation du bilan kiné.

Faire appel à une secrétaire médicale

La secrétaire médicale est souvent la meilleure alliée des kinés au quotidien. Elle peut notamment intervenir sur la gestion de vos rendez-vous mais aussi au niveau de la gestion de vos impayés. À ce titre, elle peut aussi gérer votre facturation kiné et vous aider à rester à jour.

Déléguer les questions administratives à une secrétaire médicale est un excellent moyen de rester concentré sur votre cœur de métier : le soin. S’il est vrai qu’employer une personne représente un investissement financier conséquent, sachez qu’il est possible de faire appel à une secrétaire externalisée qui vous coûtera bien moins cher. Certaines sociétés sont spécialistes en la matière mais vous pouvez également contacter une secrétaire médicale indépendante.

Chez Gustave, nous proposons justement un service de secrétariat à distance en plus de notre logiciel (dont nous vous parlons ci-après). Nos secrétaires médicales peuvent vous accompagner dans la gestion de vos facturations ainsi que les rejets des caisses et mutuelles.

S’appuyer sur un logiciel kiné

Enfin, il est bien sûr possible d’utiliser un logiciel kiné pour gérer votre facturation kiné. L’avantage étant bien sûr que le risque d’erreur est plus faible, tout comme l’investissement financer. Toutefois, certains logiciels ne sont pas optimisés pour opérer un suivi efficace de vos facturations.

Chez Gustave, nous proposons justement une application qui facilite la gestion quotidienne de votre activité de kiné.

Notre solution permet notamment :

• De récupérer automatiquement les données de votre logiciel kiné.
• De suivre vos différents rendez-vous via un agenda kiné connecté.
• D’envoyer aux patients des rappels de rendez-vous par SMS 24h avant leurs séances.
• De réaliser un suivi de vos facturations, notamment en affichant les séances impayées.
• De relancer les patients perdus de vue qui ont justement cumulé des séances impayées.
• De vous proposer les services d’une secrétaire médicale à distance pour gérer votre pointage, vos facturations, vos impayés et l’intégralité de vos rejets et ainsi déléguer au maximum la gestion de votre activité de kiné.

Accessible sur ordinateur comme sur smartphone, Gustave vous permet ainsi de mieux gérer votre facturation kiné et de rester à jour en toutes circonstances.

D’après le retour des kinésithérapeutes utilisateurs de la solution, le bénéfice est double. D’une part, le coût de l’abonnement est rapidement couvert par la récupération des factures jusque-là impayées. Mais ils retrouvent également davantage de temps libre au profit de leur vie personnelle.

Des solutions existent donc bel et bien pour gagner du temps tout en restant carré dans ses facturations. Ces outils permettent d’être plus productif et de considérablement réduire le stress lié aux tâches administratives.