La gestion de la facturation et des impayés par la secrétaire médicale

Impayés secrétaire médicale

En plus de vous aider dans la gestion de vos rendez-vous, il peut être intéressant de faire appel à une secrétaire médicale pour gérer les facturations et suivre les impayés de vos patients. Elle devient alors un véritable pilier sur lequel vous pourrez vous appuyer pour vous recentrer sur votre cœur de métier de kinésithérapeute.

Si vous êtes kiné, vous savez mieux que personne à quel point le temps est une ressource précieuse. Et tout ce qui a trait à la facturation, au traitement des caisses, au tiers payant ou encore aux mutuelles peut vite devenir très chronophage. (En plus d’être assez barbant… 😅)

La présence d’une secrétaire médicale dans votre cabinet de kiné ou à distance peut donc s’avérer être un atout pour cette partie de votre travail. Selon vos besoins, elle peut également travailler à temps partiel.

Une secrétaire médicale pour gérer la facturation

Si la gestion des rendez-vous est souvent la principale fonction d’une secrétaire médicale, elle peut aussi s’occuper d’accueillir les patients qui se rendent à votre cabinet quand elle est sur place. Logique, puisque c’est en général la première et la dernière personne qu’ils voient lors de leur visite.

On voit donc de plus en plus de secrétaires s’occuper de facturer les patients à la fin de leurs séances :

  • 🙋 Mise à jour du dossier du patient.
  • ⚕️ Récupération de la carte vitale et de la carte mutuelle.
  • 💳 Prise en compte du paiement.

L’intérêt pour vous, c’est de gagner du temps et de la tranquillité. Vous ne vous occupez plus de la facturation et vous vous concentrez sur votre métier. Vos séances deviennent ainsi plus fluides. Le fait de changer d’interlocuteur entre le soin et l’administratif permet de structurer les visites de vos patients. Un aspect psychologique qui évite de laisser filer les patients qui n’ont pas payé leurs séances.

Gestion des impayés par la secrétaire

La gestion des impayés… Un aspect du métier de kiné qui n’est certainement pas des plus intéressants !

La secrétaire, se trouvant au cœur de la gestion administrative de votre cabinet, est en revanche très bien placée pour éviter d’avoir des impayés et pour les gérer. Certaines secrétaires à distance sont d’ailleurs motivées par cette mission :

  • 📌 Pointage des séances dans votre logiciel kiné.
  • ✔️ Listing des séances payées et impayées.
  • 🎯 Identification des patients.
  • 🔔 Relance des patients.
  • 💰 Prise en compte de leur paiement.

Le téléphone et la messagerie (SMS, emails, WhatsApp, courriers) étant ses outils de travail principaux, elle est parfaitement équipée pour s’occuper des impayés ! Et ce même lorsqu’elle travaille à distance ou à temps partiel.

Chez Gustave, nous collaborons avec des secrétaires à distance qui accompagnent des kinésithérapeutes dans la gestion de leur activité depuis des années.

Comment faciliter le travail de votre secrétaire à distance

Secrétaire médicale impayés
Ce qui bloque le plus souvent votre secrétaire médicale : l’accès à vos dossiers et leur mise à jour.

Le principal point bloquant pour les secrétaires médicales en télétravail, c’est de consulter vos dossiers pour connaître l’état de vos impayés. Pour cela, il n’est pas rare qu’elles aient besoin d’accéder à l’ordinateur de votre cabinet.

En utilisant un outil comme Gustave, vous pouvez facilement lui donner l’accès à ces informations. Elle peut alors voir depuis son propre ordinateur où vous en êtes et s’occuper de relancer les patients de façon autonome. De la même façon qu’elle pourra mettre à jour votre agenda et celui de vos collègues.

De votre côté, vous serez donc plus serein et n’aurez plus à courir après vos patients pour récupérer votre argent.

Vous avez une secrétaire médicale qui s’occupe de la gestion de vos impayés ? Parlez-nous de votre expérience en commentaire !

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