Faut-il faire appel à une secrétaire médicale en tant que kinésithérapeute ?
L’une des composantes les plus importantes pour un kinésithérapeute, c’est probablement le temps. En tant que professionnel de santé, on doit souvent tout gérer tout seul. Et pour réaliser l’ensemble des tâches nécessaires à son activité, il faut soit réduire le temps alloué à son cœur de métier, le soin, soit grapiller sur son temps libre.
Parmi ces tâches, la gestion des rendez-vous est certainement l’une des plus chronophages. Il faut trouver le temps de rappeler les patients, de prendre en compte leur pathologie et de les insérer au planning. Un travail qui se fait souvent en fin de journée, voire le week-end pour ne pas empiéter sur les séances de la semaine.
La question de faire appel à une secrétaire médicale quand on est kinésithérapeute est donc légitime. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à y répondre.
Les avantages d’avoir une secrétaire médicale
Il est bien entendu possible de trouver par-ci par-là des moments de la journée pour s’occuper de ses rendez-vous mais c’est rarement suffisant. D’autant plus que l’on ne sait pas toujours combien de temps cela va prendre. On a tous déjà eu au téléphone des patients pour le moins bavards. 😉
Il est possible de faire appel à une secrétaire médicale quel que soit votre mode de fonctionnement. Dans le cas d’un grand cabinet de kiné, elle peut être internalisée, c’est-à-dire qu’elle vient travailler dans vos locaux et accueille les patients avant de les rediriger vers vous ou vos collègues.
Elle peut également être externalisée (on dit aussi « mutualisée »). Cela peut s’avérer avantageux si vous travaillez en solo ou dans un petit cabinet. Dans ce cas, la secrétaire médicale se trouve à distance et peut travailler à temps partiel selon vos besoins. Mais elle ne pourra alors pas accueillir vos patients ou gérer les paiements des séances de vos patients.
La secrétaire médicale va donc prendre à sa charge cette gestion de vos rendez-vous et vous apporter quelques avantages :
- ☎️ Réponse immédiate aux appels téléphoniques.
- 🤕 Prise en compte des demandes de rendez-vous et des annulations.
- 📅 Mise à jour de votre planning.
Quelle que soit votre organisation, cela peut être mis en place rapidement. C’est d’autant plus efficace si vous utilisez une solution de gestion des rendez-vous comme Gustave. La secrétaire peut ainsi avoir accès à votre agenda et celui de vos collègues (si vous en avez) et le mettre à jour de façon autonome. De votre côté, vous retrouvez la liste de vos rendez-vous automatiquement mise à jour sur votre ordinateur ou votre smartphone.
Gardez toutefois un œil sur vos impayés ! Même si un secrétariat peut vous apporter un soutien à bien des égards (accueil, télétransmission, encaissements…) il est primordial de continuer à suivre vos impayés. Les secrétaires ne sont en effet pas toujours en mesure de suivre efficacement cette partie de votre activité.
Conseils pour une bonne transition
Déléguer la gestion de vos rendez-vous à une secrétaire va également impliquer une période transitoire.
La première chose à savoir avant d’embaucher une secrétaire, c’est de savoir combien elle va vous coûter. Essayez de calculer le temps que vous passez chaque mois à rappeler vos patients en le comparant à ce que vous coûterait un secrétariat. Cela vous permettra de déterminer si c’est intéressant. Pour maîtriser votre budget, il peut être intéressant de chercher une secrétaire externalisée, voire une secrétaire à temps partiel.
Prenez le temps de définir sa fiche de poste et l’ensemble des tâches dont vous souhaiteriez qu’elle s’occupe.
Elle aura aussi besoin de bien connaître vos habitudes et votre façon d’exercer pour être efficace dans son travail. Une mauvaise communication entre vous peut en effet perturber votre activité et dégrader vos relations avec les patients. C’est donc un point à ne pas négliger !
Au démarrage, prenez le temps de créer un cadre bien défini et accordez-vous une période de transition, le temps que tout le monde prenne ses marques.