Le métier de kinésithérapeute implique de maintenir un planning strict et de jongler avec de nombreux rendez-vous. Il faut gérer un grand nombre de créneaux pour n’oublier aucun patient et éviter les doublons et les temps morts. Pour cela, beaucoup de kinés font le choix d’utiliser Google Agenda. Mais certains quittent aujourd’hui Google pour utiliser l’agenda kiné Gustave.
Gain de temps, facilité d’utilisation, fonctionnalités dédiées au métier, synchronisation avec le logiciel kiné… Les avantages ne manquent pas. Et les kinés qui arrêtent d’utiliser Google Agenda font rarement machine arrière.
Nous allons vous montrer pourquoi ci-dessous.
Pourquoi utiliser Google Agenda en tant que kiné ?
Quand on se lance en tant que kiné ou quand on souhaite passer de l’agenda papier à un agenda numérique, on se tourne la plupart du temps vers Google Agenda. Les raisons de ce choix sont multiples.
Pour commencer, c’est simple à utiliser. Il suffit d’avoir un compte Google (autrement dit, une adresse Gmail). Et s’il y a bien une chose que Google sait faire, ce sont des outils que l’on peut prendre en main rapidement. C’est également intéressant car on peut consulter et mettre à jour l’agenda depuis l’ordinateur ou un smartphone. Pratique quand on est en tournée de domiciles.
L’autre avantage d’utiliser Google Agenda pour gérer ses rendez-vous de kiné, c’est que l’on peut facilement partager son planning avec ses collègues. Quand on travaille à plusieurs dans un même cabinet, c’est utile de pouvoir consulter l’agenda kiné de ses collègues.
On peut aussi gérer différents agendas avec un seul compte Gmail. C’est-à-dire que vous pouvez afficher un agenda pour vos rendez-vous personnels, un autre pour vos rendez-vous kiné, un autre encore pour les anniversaires, etc. Vous pouvez afficher ou masquer les différents agendas du planning en cochant/décochant des cases et ajouter un code couleur pour plus de clarté.
La dernière raison d’utiliser Google Agenda, c’est que c’est un outil “gratuit”. Même si Google se sert des données contenues dans le planning des utilisateurs pour afficher des publicités ciblées, pas besoin de sortir votre carte bancaire pour utiliser l’agenda.
Mais alors, pourquoi passer à un autre logiciel pour gérer son agenda kiné ?
Pourquoi quitter Google Agenda pour un agenda kiné ?
Google Agenda est un outil grand public. Il propose de nombreuses fonctionnalités pratiques qui peuvent être utiles aux professionnels de santé. Mais, il y a un mais.
Malgré tous ses avantages, Google Agenda n’est pas parfait, surtout quand on a des besoins spécifiques. Ce qui est justement le cas des kinésithérapeutes.
Créer des rendez-vous récurrents n’est pas optimal
Pour commencer, Google Agenda n’est pas fait pour ajouter des rendez-vous récurrents facilement. En tant que kiné, il est rare que vous ne fassiez qu’une seule séance avec un patient. Lors du premier rendez-vous, vous allez sans doute fixer une série de séances, d’une à plusieurs fois par semaine selon la pathologie.
Google Agenda permet de répéter les rendez-vous mais ce n’est pas optimal pour les kinés.
Lorsqu’on crée un rendez-vous dans Google Agenda, on ne peut pas non plus indiquer clairement si le RDV a lieu à domicile ou au cabinet. On ne peut pas facilement (autrement dit, en un clic) indiquer la durée (15min, 20min, 30min, etc.) ni ajouter un code couleur pour un rendez-vous en particulier.
Concernant les couleurs dans Google Agenda, elles s’appliquent uniquement à un agenda tout entier : impossible de mettre une couleur pour un certain type de rendez-vous.
Il faut modifier la durée de chaque nouveau rendez-vous
Autre désavantage, il est impossible de fixer une durée par défaut des RDV avec Google Agenda. Il faut entrer manuellement la durée de chaque nouvelle séance. Si vous avez l’habitude de passer 30 minutes avec chaque patient, il faut rentrer à chaque fois la durée (par défaut, elle est réglée sur 1h dans Google Agenda).
On ne peut pas modifier les disponibilités / indisponibilités
Je vous disais plus haut que Google Agenda est pratique car, avec un peu d’imagination, on peut consulter les agendas de ses collègues. Un kiné assistant ou collaborateur peut donc assez facilement fixer un rendez-vous à votre place et l’inscrire dans votre agenda.
Mais voilà, que se passe-t-il si jamais votre collègue ajoute un rendez-vous mais que vous n’êtes en fait pas disponible au créneau choisi ? On se retrouve dans une situation délicate qui va donner une image peu professionnelle de votre cabinet aux yeux du patient.
Le fait de ne pas pouvoir facilement renseigner dans Google Agenda nos périodes d’indisponibilité (et de rendre impossible la prise de rendez-vous à ces créneaux) est un autre point faible de cet outil.
Google Agenda ne peut pas se connecter à votre logiciel kiné
Enfin, et c’est selon nous le plus gros inconvénient de Google Agenda, il est impossible de le connecter à votre logiciel kiné (Kiné +4000, Vega…).
Qu’est-ce que ça signifie ?
- Les coordonnées du patient ne s’affichent pas lorsque vous créez un nouveau RDV.
- Vous ne pouvez pas accéder à l’historique des RDV passés.
- Il faut renseigner manuellement le nom du patient à chaque nouveau rendez-vous (ce qui augmente le risque d’erreur).
- On ne peut pas facilement lister tous les RDV fixés avec un patient pour les lui envoyer par SMS.
- Impossible de savoir si vous avez bien pointé et facturé chaque rendez-vous : un oubli étant vite arrivé, les impayés peuvent s’accumuler sans que vous ne vous en rendiez compte et présenter une perte en chiffre d’affaire potentiellement importante.
“Avant sur Google agenda, je devais vérifier si tout était bien pointé. Je comptais le nombre de patients par jour et je vérifiais si le nombre était identique sur Vega.”
Claire Bernier, kinésithérapeute
Avec un agenda kiné comme Gustave, tout ceci devient possible. Les données de votre logiciel kiné s’affichent dans l’application ce qui rend l’usage bien plus facile, évite les erreurs de saisie et fait gagner un temps précieux.
Quels sont les avantages de l’agenda kiné Gustave ?
Gustave Kiné est un logiciel qui propose plusieurs fonctionnalités dédiées aux kinésithérapeutes. Parmi ces fonctionnalités, on retrouve évidemment l’agenda kiné.
La création d’un rendez-vous kiné est ultra simple
Cet agenda permet de facilement créer des rendez-vous :
- Il suffit de sélectionner un créneau
- Puis de sélectionner un patient
- D’appliquer une couleur au rendez-vous (si besoin)
- De choisir une date de début et de fin
- Et d’indiquer la durée (qui peut se faire en un clic)
- On peut aussi ajouter une note au rendez-vous avant de le créer
Un bouton déjà tout prêt permet de répéter le rendez-vous. Il suffit de renseigner le ou les jours de la semaine puis d’indiquer le nombre de répétitions. Vous pouvez aussi répéter un rendez-vous déjà créé en faisant un simple copier-coller de la séance sélectionnée. Pratique pour rapidement fixer plusieurs rendez-vous.
D’ailleurs, si vous venez de planifier plusieurs séances avec un patient, vous pouvez les lui envoyer par SMS en un clic. Il retrouve ainsi la liste complète de ses RDV sur son smartphone : il n’a plus aucune excuse en cas d’oubli et ça réduit les lapins de manière significative.
Astuce : si vous ne souhaitez pas donner votre numéro de téléphone personnel à vos patients, nous vous conseillons de prendre un forfait dédié à votre activité professionnelle (un opérateur bien connu propose un forfait à 2€ par mois).
Gustave va même plus loin en faisant lui-même des suggestions de patients intelligentes lors de la création d’un nouveau rendez-vous.
Enfin, Gustave permet d’annuler les rendez-vous pris avec un patient tout en gardant une trace de ces annulations avec le motif d’annulation associée. L’historique des annulations du patient est consultable depuis la fiche du patient.
Rien que ça permet de gagner un temps précieux par rapport à Google Agenda.
L’agenda kiné Gustave peut être partagé avec vos collègues
Si vous travaillez à plusieurs, il est toujours utile de pouvoir consulter l’agenda de ses collègues. C’est pourquoi Gustave peut s’adapter au travail en équipe. Chaque kiné garde le contrôle de son propre agenda et peut indiquer ses créneaux de disponibilités / indisponibilités.
Tout ça permet de plus facilement s’organiser, de gérer les rendez-vous et de gagner du temps. Il est même possible de donner un accès à l’agenda kiné à votre secrétaire qui va pouvoir prendre en compte les appels et ajouter des rendez-vous à votre planning en toute autonomie.
Il est impossible d’avoir les mêmes fonctionnalités avec Google Agenda, à moins de donner l’accès à votre compte Google dans son ensemble (mails, fichiers dans le Cloud, historique de recherches, YouTube, etc.) : une configuration qui n’est évidemment pas optimale.
On peut s’en servir sur ordinateur comme sur smartphone
L’un des avantages de Google Agenda, c’est d’être accessible au creux de la main. L’outil est en effet disponible à n’importe quel moment, que l’on soit au cabinet en tournée de domiciles ou à la maison (sur iOS et Android).
Avec Gustave, on ne perd pas cette mobilité. Le logiciel est lui aussi accessible depuis l’ordinateur du cabinet mais aussi sur votre smartphone ou tablette. Toujours avec les mêmes fonctionnalités spécifiques au métier de kiné. Là aussi, Gustave marque des points et vous fera gagner du temps.
Gustave se connecte à votre logiciel kiné
En plus de toutes ces fonctionnalités dédiées au métier de kiné, Gustave est capable de se connecter avec votre logiciel. C’est-à-dire que les données de vos patients vont automatiquement apparaître dans cet agenda kiné. C’est pratique pour fixer un rendez-vous sans faire d’erreur mais pas uniquement.
Grâce à cette connexion, Gustave va permettre de suivre votre pointage, vos facturations et les impayés lorsque vous perdez certains patients de vue (notamment ceux qui n’ont pas réglé toutes leurs séances). Une rubrique dédiée affiche clairement les patients en question et les montants qu’ils doivent vous régler.
Avec cette fonctionnalité, certains kinés ont réussi à récupérer plusieurs milliers d’euros ! Le chiffre total de récupération des impayés à atteint les 1 400 000 euros (octobre 2023).
En résumé, les avantages de l’agenda kiné Gustave sont multiples. Nous venons d’ailleurs de lancer une nouvelle offre qui donne accès aux fonctions d’agenda pour seulement 9€ par mois ! N’hésitez pas à l’essayer (c’est gratuit pendant 1 mois, sans CB) car il vous fera gagner énormément de temps.
Si vous utilisez Google Agenda, sachez que vous pouvez facilement importer vos rendez-vous dans Gustave : ça se fait en quelques clics seulement.
Enfin un agenda dédié aux problématiques des kinés
Qu’est-ce qui vous empêche d’essayer gratuitement pendant un mois ?