Vous êtes actuellement remplaçant et changez régulièrement de cabinet ? Cette situation commence à vous peser et vous souhaitez avoir plus de stabilité ? Vous voici dans les démarches d’un changement de statut kiné pour devenir assistant ou collaborateur. Nous avons fait ici un guide des conseils pratiques pour ce changement de statut.
Changement de statut kiné et RC pro
Tout d’abord, il faudra contacter votre assurance pour modifier votre contrat d’Assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RC pro).
Attention, votre compagnie d’assurance ne devrait pas modifier le montant de vos cotisations. L’activité et les risques restent les mêmes quel que soit votre statut. Il vous suffira de signer un nouveau contrat en vérifiant que les conditions particulières correspondent bien avec votre nouvelle pratique (ostéopathie, athlètes professionnels, etc).
Déclaration au Conseil Départemental de l’Ordre (CDO)
Passer de remplaçant à assistant ou collaborateur nécessite d’en informer le CDO dans lequel vous êtes inscrit. Si vous changez de département, il faudra bien entendu contacter votre CDO actuel mais également le conseil départemental de l’ordre duquel dépend votre future activité.
Lors de votre changement de statut, vous n’avez pas besoin d’attendre l’accord du CDO pour commencer à soigner des patients. En effet, vous êtes déjà dans les registres administratifs depuis votre premier jour d’exercice. Toutefois, il est important d’effectuer la demande de changement avant de commencer votre assistanat pour optimiser votre temps.
Pour être sûr de ne rien oublier, un appel téléphonique permet d’avoir tous les renseignements nécessaires. Vous trouverez les horaires de permanence sur le site du CDO. Si vous changez de statut en été, attention de bien regarder les périodes de vacances de votre CDO pour ne pas retarder votre dossier.
Le CDO vous demandera généralement une déclaration de changement de statut que vous pouvez télécharger sur le site de votre Conseil Départemental de l’Ordre, rubrique “démarches”, puis “changement professionnel ou personnel”. De plus, une copie de votre carte d’identité et de votre contrat d’assistanat ou collaborateur (ou de vos contrats si vous en avez plusieurs avec les différents titulaires du cabinet) seront à joindre également.
Caisse Primaire Assurance Maladie (CPAM)
Devenir assistant nécessite d’avoir un numéro d’Assurance Maladie (AM) ou numéro ADELI, qui prouvera votre conventionnement auprès de la CPAM. Depuis l’avenant 6 de 2019, le territoire français est divisé en plusieurs zones démographiques : sur-dotée, intermédiaire, sous-dotée et très sous-dotée.
Changement de statut kiné et zonage
Pour travailler dans une zone sur-dotée, il vous faudra récupérer le conventionnement d’un kinésithérapeute qui part de cette zone. Dans certaines zones, des kinés revendent leur numéro ADELI. Renseignez-vous sur le prix qui se pratique dans le secteur où vous souhaitez vous installer.
Dans les autres zones, vous pouvez démarrer votre activité plus facilement en contactant simplement la CPAM du département où vous souhaitez vous installer.
D’un point de vue administratif, la CPAM recevra une réponse de votre CDO pour confirmer votre changement de statut.
Elle vous demandera de remplir une déclaration d’identification des auxiliaires médicaux, un document spécifique à la balnéothérapie (barrer cette feuille si vous n’en avez pas dans le cabinet), et pour finir, une copie de votre carte vitale.
Une nouvelle fois, n’hésitez pas à contacter la CPAM et le CDO pour avoir tous les renseignements nécessaires. Les documents demandés peuvent varier d’un département à un autre. Selon le département, un rendez-vous en présentiel est nécessaire pour la validation de votre dossier. Les délais de prise de rendez-vous peuvent être longs donc nous vous conseillons une nouvelle fois de vous y prendre à l’avance.
Concernant votre Carte Professionnelle de Santé (CPS), la CPAM vous enverra une nouvelle CPS assistant/collaborateur quelques jours après la finalisation de votre dossier. Le code de déblocage de la carte CPS ne changera pas par rapport à votre ancienne CPS de remplaçant.
Concernant les feuilles de soins, elles vous seront également envoyées par voie postale quelques jours après la finalisation de votre dossier.
Ça y est, vous venez de réaliser les plus grosses démarches pour votre changement de statut kiné.
Logiciel de facturation et changement de statut kiné
Votre activité de kinésithérapeute nécessite de posséder un compte sur un logiciel de facturation afin de pouvoir facturer vos séances et les télétransmettre à la CPAM.
Deux possibilités s’offrent à vous :
- Soit vous rajoutez votre session au logiciel existant dans le cabinet. Suivant votre contrat d’assistant ou collaborateur, le montant de l’ajout d’une nouvelle session peut être réglé par les titulaires du cabinet.
- Soit vous pouvez prendre un autre logiciel individuellement. Cette décision vous sera plus coûteuse. De plus, si chaque kiné possède son propre logiciel de facturation, le partage d’un patient pour le suivi de son traitement s’avère plus difficile, administrativement parlant.
Dès que vous possédez votre numéro AM, contactez le logiciel de facturation que vous avez choisi. Pas de panique si l’informatique n’est pas votre point fort. Généralement, les techniciens effectueront la création de la session grâce à une prise en main à distance.
Le logiciel vous demandera bien souvent de créer une adresse mail chez un fournisseur d’accès à internet. Celle-ci vous servira d’adresse mail de facturation pour effectuer la télétransmission.
Astuce
Vous venez de commencer votre assistanat alors que vous n’avez toujours pas votre numéro Adeli (AM)… Pour éviter de pointer et créer les dossiers patients seulement à partir du jour de la création de votre session “assistant”, vous pouvez créer une session “remplaçant” et commencer votre activité sur cette session qui basculera sur votre session définitive une fois que vous serez en possession de votre numéro AM. Les techniciens du logiciel pourront s’occuper de cette manœuvre. Bien évidemment, il en est de même si vous devenez collaborateur.
Tiers Payant (TP) auprès des mutuelles
Sachez tout d’abord que le tiers payant sur la part mutuelle ou même sur la part caisse n’est pas obligatoire. Les patients peuvent faire une avance de frais et être remboursés par leur caisse et leur mutuelle une fois que vous aurez fait la télétransmission.
Pour pratiquer le tiers payant, vous pouvez vous conventionner avec toutes les mutuelles existantes. Vous êtes certainement en train de vous décourager d’avance parce que vous vous dites que vous allez devoir les contacter une par une ? Vous avez bien raison !
Encore une fois, pas de panique, il existe une solution pour y remédier et gagner un temps précieux : le portail AMC ou TP complémentaire : www.tpcomplementaire.fr
Il s’agit d’un site permettant de se référencer auprès de 80 à 90% de toutes les mutuelles existantes. Il reste quelques exceptions où vous devrez vous conventionner par vous même au fur et à mesure de votre activité.
Sur ce site, vous pouvez vous identifier grâce à votre CPS assistant/collaborateur et suivre les démarches à faire pour la création de votre compte.
Vous recevrez ensuite un mail vous demandant de remplir le contrat régissant les modalités de tiers payant de la part complémentaire des auxiliaires médicaux. Ce mail vous demandera également de joindre votre RIB professionnel ainsi qu’une feuille de soins barrée.
Quand votre dossier sera complet, il faudra patienter 5 jours ouvrés après réception de la confirmation de votre dossier avant de recevoir des remboursements des premières mutuelles.
Combien de temps faut-il pour un changement de statut kiné ?
Il n’y a pas de réponse exacte à cette question.
Toutefois, attendez-vous à ce que vous puissiez facturer vos premiers patients au moins 1 mois après le début de vos démarches. Nous vous conseillons donc de prévoir une avance financière en attendant que vous récupériez vos premiers revenus pour vos séances effectuées.
Pour gagner du temps, commencez par la RC pro pour être sûr d’être couvert dès le début de votre nouvelle activité, puis envoyez les documents demandés au CDO et à la CPAM. Une fois que vous avez votre CPS et vos feuilles de soins, continuez vos démarches avec le logiciel de facturation et TP complémentaire si vous décidez de pratiquer le tiers payant.
Les autres organismes : URSSAF, Carpimko, Impôts
Théoriquement, vos comptes URSSAF, Carpimko, et les impôts se mettront automatiquement à jour avec votre nouvelle adresse professionnelle. Nous vous conseillons d’aller vérifier en vous connectant sur vos espaces en ligne des différents organismes.
Conseils pour une installation en tant que kiné assistant/collaborateur
Vous êtes lancés dans une nouvelle activité avec cette fois-ci une prise en charge du patient de A à Z. Quand vous serez lancés avec un emploi du temps bien chargé, vous aurez moins de temps à consacrer à quelques détails qui vous en feront gagner.
Utiliser un numéro de téléphone professionnel
Vous souhaitez séparer votre vie professionnelle de votre vie privée : optez pour un numéro professionnel. Nous vous invitons à consulter notre article numéro de téléphone professionnel kiné : utilité et avantages pour plus de détails à ce sujet.
Faire connaître son cabinet de kiné
Vous souhaitez créer des cartes de visite et être visible sur internet, c’est un bon choix qui peut très bien se faire avant même de commencer votre assistanat. Lisez notre guide sur les manières de faire connaître son cabinet de kiné pour en savoir plus.
Gérer ses rendez-vous et ses impayés
Vous allez avoir une nouvelle organisation de travail à prévoir, notamment avec votre emploi du temps et votre gestion des impayés. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter nos articles sur la gestion de rendez-vous des kinésithérapeutes et sur la gestion des impayés du kinésithérapeute.
Se munir d’un tampon et réaliser ses fiches bilans
Vous allez certainement écrire des documents officiels (suivi de soins, ordonnances, etc). Vous devez donc vous munir d’un tampon. Nous vous conseillons d’y indiquer votre Nom, Prénom, Profession, Adresse, n°RPPS et surtout n°ADELI. Dès que vous avez votre numéro ADELI, pensez à commander votre tampon.
Vous allez sans doute devoir réaliser des bilans et vous avez envie de changer d’organisation. Si vous souhaitez avoir vos propres fiches bilans, n’hésitez pas à les faire avant votre collaboration, voire même pendant vos derniers remplacements pour les tester et les modifier si nécessaire.
Se présenter auprès des autres professionnels de santé
Vous venez de vous installer dans une ville pour une durée plus ou moins conséquente. Vous allez avoir des ordonnances qui viendront majoritairement des médecins généralistes et/ou spécialistes qui sont implantés dans votre secteur. N’hésitez pas à prendre le temps de vous présenter et d’expliquer votre pratique surtout si vous avez une spécialité que vous voulez mettre en avant.
Vous allez intégrer un cabinet où vous ne connaissez pas forcément tous vos futurs collègues de travail : rien de mieux qu’un pot de bienvenu pour faire connaissance !
Retour d’expérience sur mon changement de statut kiné
En soit, mon changement de statut kiné n’a pas été une épreuve compliquée à réaliser. Elle demande de bien se préparer pour ne pas se retrouver à tout faire au même moment. Vous pouvez ainsi entamer votre activité avec les premiers bilans à faire et soigner au mieux les patients nécessitant votre attention.
En effet, l’assistanat permet une prise en charge complète du patient, ainsi qu’une gestion de son emploi du temps comme on le souhaite. C’est agréable mais ça demande également plus de paperasse !
Pour ma part, j’ai mis plus de 2 mois pour être à jour dans mes démarches : mon CDO était en vacances, il y a eu du retard dans mes commandes de feuilles de soins donc du retard pour me conventionner auprès des mutuelles. Au début de l’activité de collaboration, j’ai pris le temps de lister les patients que je suivais pour être sûr de ne pas en oublier quand j’ai enfin pu facturer quelques semaines plus tard.
Gustave m’a fait gagner un temps précieux dans cette tâche. Même si Gustave devient payant lorsque que l’on passe de remplaçant à assistant/collaborateur, j’ai pu éviter de nombreux impayés pour des patients perdus de vue et rattraper rapidement mon retard sur les facturations des patients en cours de traitement !
Nous espérons que cet article vous a permis d’y voir plus clair et d’anticiper les démarches qui vous attendent lors du changement de statut kiné.
Nous restons à vos côtés : laissez-nous un commentaire pour tout besoin complémentaire et revenez nous raconter vos anecdotes intéressantes sur vos démarches !