La gestion des impayés du kinésithérapeute

La gestion des impayés du kinésithérapeute est un sujet qui requiert une attention particulière. Les professionnels de santé ont parfois du mal à aborder cette question car gagner de l’argent n’est pas ce qui les motive au quotidien. Ils perçoivent plus souvent leur profession comme une vocation et non un gagne-pain.

C’est ce qui fait la beauté de ce métier. Mais cela complexifie la gestion des impayés et le fait de réclamer aux patients de l’argent (pourtant durement gagné).

Voici donc quelques conseils pour vous aider à mieux gérer vos impayés dans votre activité de kiné et d’éviter de courir après vos patients pour qu’ils vous règlent leurs séances.

Les maîtres-mots : organisation, anticipation, communication

La meilleure façon de gérer ses impayés c’est de ne pas avoir à gérer ses impayés.

Cela peut sembler absurde mais c’est pourtant vrai. Le meilleur conseil que nous puissions vous donner pour ne plus avoir à gérer vos impayés, c’est de tout faire pour ne pas en avoir. C’est bien entendu plus simple à dire qu’à faire. Cela nécessite une excellente organisation, un peu d’anticipation et une bonne communication.

Voici quelques idées qui pourraient vous aider dans cette démarche.

Facturez vos patients régulièrement

Si vous voyez vos patients plusieurs fois par semaine ou par mois, essayez de les facturer à intervalles réguliers. Cela aura plusieurs effets bénéfiques sur votre activité :

• 💡 Vous habituez vos patients à régler leurs séances régulièrement ce qui réduit le risque d’oubli à la fin du cycle.
• 💰 En facturant peu mais souvent, vous évitez de cumuler un montant d’impayés trop important.
• 😎 Vous gardez une meilleure maîtrise de vos revenus.

L’idée c’est d’imposer une certaine rigueur à vos patients et d’éviter d’être trop laxiste concernant les règlements des séances. Les phrases comme « On verra plus tard pour le règlement… » sont donc à éviter dans la mesure du possible. Et si jamais un patient vous propose lui-même de régler des séances, n’hésitez pas à l’encaisser sur le champ !

Il peut être intéressant d’utiliser un terminal de paiement électronique (TPE) afin d’accepter les paiements par carte bancaire. Moyennant une petite commission sur chaque paiement CB, vous réduisez les risques de cumuler un trop grand nombre de séances impayées.

N’attendez pas le dernier moment

Pas toujours évident de facturer vos patients au fil de l’eau. Parfois, votre relation avec lui, la pathologie dont il souffre ou d’autres paramètres peuvent rendre cette pratique difficile.

Cela ne doit pas pour autant vous empêcher d’anticiper et « d’éduquer » votre patient afin d’éviter les impayés.

Il vous faut rester attentif aux annulations et reports de séances qui peuvent vous faire perdre le fil dans vos facturations. Certains patients annulent parfois leur dernière séance quand ils se sentent mieux. S’ils n’ont pas encore réglé toutes leurs séances, il vous faudra courir après eux pour qu’ils vous les règlent !

Vous pouvez par exemple par des phrases simples lui faire prendre conscience que le temps que vous passez ensemble est aussi important pour lui que pour vous. Un moyen détourné consiste aussi à installer des affiches dans votre cabinet rappelant certaines pièces à fournir (ordonnance, carte vitale…) et la liste des moyens de paiement acceptés. Le but est de lui faire comprendre l’importance d’avoir sur lui un moyen de paiement et qu’il garde en mémoire la notion que tout service mérite salaire.

Faites marcher votre imagination ! L’idée est de faire comprendre au patient de manière douce que votre besoin d’être payé est aussi important que son besoin de soins : chacun en a besoin pour vivre.

Méfiez-vous de la date limite de remboursement !

Saviez-vous que vous avez un délai maximal au-delà duquel vous ne pourrez plus réclamer d’argent à vos patients ?

En effet, la sécurité sociale ne rembourse plus ni le kinésithérapeute ni le patient au-delà de 2 ans et 3 mois après la consultation. Vous êtes donc en mesure de récupérer de l’argent sur des patients perdus de vue depuis pas mal de temps. Ce qui peut parfois représenter une jolie somme !

En règle générale, évitez autant que possible d’attendre avant de relancer vos patients. Plus le temps passe, plus il y a de chances qu’ils oublient totalement leur dette envers vous. Cela peut mener à une situation délicate où certains patients décideront purement et simplement de ne jamais vous payer !

Solution de gestion des impayés pour kinésithérapeute

Sans les bons outils pour vous aider, cette tâche peut s’avérer extrêmement chronophage. Si malgré tous vos efforts, vous n’y arrivez pas, il existe des solutions de gestion des impayés spécialement développées pour les kinés. L’application Gustave par exemple, simplifie le suivi de la facturation pour les kinésithérapeutes et les aide à mieux gérer les impayés des patients.

Comment ça marche ?

L’appli Gustave vient en complément de votre logiciel kiné (Kiné +4000, Vega…) et peut s’utiliser sur ordinateur et sur mobile. Elle garde un suivi des traitements en cours avec chaque patient :

• 👌 Nombre de séances réglées.
• 💶 Nombre de séances et de bilans en attente de paiement.
• 📅 Nombre de séances prévues.

En un coup d’œil, vous visualisez ainsi votre situation et les actions à mener. C’est une fonctionnalité utile qui s’intègre à la gestion de rendez-vous de Gustave. Le but : faciliter au maximum votre quotidien.

Gustave vous aide donc à vous organiser pour faciliter la gestion des impayés. Autre fonction très utile, l’application permet de relancer les patients qui ne vous ont pas réglé toutes leurs séances en leur envoyant un SMS, un email, un message sur Whatsapp ou un courrier.